Planejamento de Eventos Virtuais

Seu evento virtual precisa de uma estratégia, ferramentas para funcionar online e um plano de promoção.

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Planejamento de Eventos Virtuais

É preciso muito para organizar um evento, e os eventos virtuais não são exceção. Claro, você não precisa reservar um local ou se preocupar com a restauração, mas seu evento virtual ainda precisa de uma estratégia criteriosa, ferramentas para funcionar sem problemas online e um plano de promoção.

Com tantas partes móveis para a execução de eventos virtuais impressionantes, reunimos esta lista de verificação abrangente para ajudá-lo a manter o controle antes, durante e após o seu próximo evento online.

Mapear um evento virtual é semelhante ao planejamento de um evento em pessoa: trata-se de responder a quem, o que, quando, onde e por quê?

Às vezes, os eventos são simplesmente para criar conexão, mas na maioria das vezes, também temos objetivos organizacionais vinculados a eles: esperamos construir uma comunidade? Para avançar uma agenda específica? Impulsionar mais vendas de ingressos? Compreender o “porquê” por trás do seu evento ajudará você a criar uma ótima estratégia de evento.

Antes de se aprofundar no planejamento e na preparação, defina seu público. Quais são os interesses deles? Como eles compartilharão essa experiência com seus colegas? Pensar nessas perguntas o ajudará a manter o foco ao mapear toda a jornada do participante / cliente.

Como é a programação do evento ou a “execução do show”? Você espera ensinar às pessoas algo novo, oferecer aulas ou workshops, ou simplesmente permitir espaço para conexão e socialização? Crie um programa de eventos focado para uma experiência significativa.

O que faz seu evento se destacar em um calendário lotado? Você criou uma lista de eventos atraente que inclui todos os detalhes importantes * e * que torna seu evento irresistível para possíveis participantes?

Você hospedará um webinar? Uma transmissão ao vivo? Uma chamada de zoom interativa? Pense no tipo de evento que você está organizando, seja uma aula, uma conferência ou uma apresentação ao vivo, e deixe suas necessidades orientarem suas decisões sobre as ferramentas. Considere se o seu evento também se beneficiaria de um fórum como o Slack ou um grupo privado do Facebook, onde os participantes podem se conectar.

Você lançou as bases para o seu evento virtual. Agora, é hora de promovê-lo para seus possíveis participantes. Você pode promover seu evento virtual em momenttuns.com

Se você hospedar uma mistura de eventos presenciais e virtuais, gaste um pouco de tempo aprimorando o calendário do site para ajudar as pessoas a distinguir entre eventos online e físicos. Adicionar uma categoria para eventos virtuais e incorporar transmissões ao vivo nas suas listagens de eventos são duas etapas fáceis.

Isso inclui coisas como postagens de mídia social, listagens de eventos no calendário de eventos do seu site e em sites de terceiros, alcançando participantes anteriores e usando o SEO (Search Engine Optimization) para ajudar os participantes a encontrar seus eventos enquanto pesquisam na Web. (Ainda está procurando o calendário perfeito para o seu site? Lembre-se de que, se você tiver algum plano em momenttuns.com, qualquer história ou produto / serviço que publicar em nosso portal serão compartilhados com nosso público.

Se estiver no seu orçamento, você pode incluir postagens de mídia social promovidas, patrocínios em eventos semelhantes ou anúncios em sites ou meios de comunicação.

Faça isso assim que os participantes se registrarem ou confirmaram presença e não se esqueça de incluir detalhes importantes, como data e hora do evento, além de instruções sobre como acessar o evento virtual.

Você também deve informar aos participantes se eles precisam preparar ou trazer alguma coisa: eles serão convidados a participar com o vídeo e o áudio do computador ou devem permanecer em silêncio? Os participantes precisarão de suprimentos para participar de uma aula?

Você pode automatizar facilmente esses e-mails com uma ferramenta como o Promoter, que vem com modelos de e-mail pré-escritos, para que você não precise reinventar a roda. Não se esqueça de incluir um link para seu evento e / ou instruções sobre como se conectar.

E-mails e postagens de mídia social podem dar aos participantes uma cutucada amigável quando o evento estiver a uma semana de distância, um dia de distância ou acontecendo hoje. Certifique-se de enviar instruções sobre como acessar seu evento virtual, se você vincula diretamente à transmissão ao vivo ou conferência ou a uma página complementar em seu site com uma transmissão ao vivo incorporada.

Uma página complementar do evento é uma ferramenta útil para compartilhar informações importantes em um só lugar, se você cria uma listagem de eventos no calendário do seu site ou cria uma página da web independente. Você pode usar esta página para consolidar informações como biografias de oradores, incorporar sua transmissão ao vivo e descrever as ferramentas ou suprimentos necessários aos participantes durante o evento.

Se você estiver vendendo ingressos para o seu evento, siga estas dicas para obter uma experiência de vendas perfeita para você e seus participantes.

Você está vendendo apenas um tipo de ingresso, tudo pelo mesmo preço? Ou você venderá ingressos que oferecem acesso especial ou vantagens VIP? Decida quais regalias cada nível de ticket oferecerá e quanto custará cada nível.

Uma ferramenta como os tickets de eventos facilita para os planejadores de eventos gerenciar a venda e a distribuição de ingressos. Se você precisar de mais informações, como campos de registro personalizados na sua página de venda de ingressos, opte por uma ferramenta premium como o Event Tickets Plus.

Garanta que tudo corra bem no dia do seu evento, detalhando esses detalhes com antecedência.

Uma conexão ruim à Internet ou um aplicativo que precise de atualização pode rapidamente enviar seu evento virtual para fora dos trilhos. Evite dificuldades técnicas ensaiando previamente com todas as suas ferramentas. Verifique se o microfone e a câmera estão funcionando e se você tem todo o software necessário, seja o Zoom no seu computador ou o Instagram para transmitir ao vivo pelo telefone. Verifique duas vezes para garantir que você esteja executando a versão mais recente de todos os seus aplicativos e software.

Logo antes do seu evento, envie uma comunicação final com as informações para que os participantes possam se conectar à chamada ou transmissão ao vivo.

Depois de começar, dê alguns minutos para os participantes aparecerem; não comece até que as pessoas tenham a chance de fazer logon e se instalar.

Por fim, seja um bom moderador. Se o seu evento tiver um bate-papo ao vivo, fique de olho em perguntas e comentários – isso é especialmente importante se você tiver dificuldades técnicas e precisar ajustar um microfone ou uma câmera com defeito.

Seu evento ocorreu sem problemas e os participantes se divertiram muito bem! Mas seu trabalho ainda não acabou. A comunicação de acompanhamento é fundamental para obter feedback e atrair participantes para eventos futuros.

Todo mundo gosta de se sentir apreciado, além disso, um e-mail de agradecimento oferece uma excelente oportunidade para solicitar feedback de seus convidados.

É crucial entrar em contato com os participantes nos dias imediatamente após um evento. Neste ponto, seu evento e sua marca estão frescos em sua memória. Se você deseja obter uma opinião honesta e avaliar como está, precisa atacar enquanto o ferro está quente.

Todo evento é uma experiência de aprendizado. Reflita sobre o que correu bem e o que você gostaria de melhorar e faça algumas anotações internas para o seu próximo evento.

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