Planificación de eventos virtuales

Su evento virtual necesita una estrategia, herramientas para funcionar y un plan de promoción.

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Planificación de eventos virtuales

Se necesita mucho para organizar un evento, y los eventos virtuales no son una excepción. Claro, no necesita reservar un lugar o preocuparse por la restauración, pero su evento virtual todavía necesita una estrategia bien pensada, herramientas para funcionar sin problemas en línea y un plan de promoción.

Con tantas partes móviles para ejecutar eventos virtuales increíbles, hemos reunido esta lista de verificación integral para ayudarlo a mantenerse en el camino antes, durante y después de su próximo evento en línea.

El mapeo de un evento virtual es similar a la planificación de un evento en persona: se trata de responder a quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

A veces, los eventos son simplemente para crear una conexión, pero la mayoría de las veces, también tenemos objetivos organizacionales vinculados a ellos: ¿esperamos construir una comunidad? ¿Para avanzar una agenda particular? ¿Impulsar más venta de entradas? Comprender el «por qué» detrás de su evento lo ayudará a construir una gran estrategia de evento.

Antes de profundizar demasiado en la planificación y la preparación, defina su audiencia. ¿Cuáles son sus intereses? ¿Cómo van a compartir esta experiencia con sus compañeros? Pensar en estas preguntas lo ayudará a mantenerse enfocado mientras planifica todo el recorrido del asistente / cliente.

¿Cómo se ve la programación de eventos o «run of show»? ¿Esperas enseñar a la gente algo nuevo, ofrecer clases o talleres, o simplemente dejar espacio para la conexión y la socialización? Cree un programa de eventos enfocado para una experiencia significativa.

¿Qué hace que su evento se destaque en un calendario abarrotado? ¿Ha creado una lista de eventos convincente que incluye todos los detalles importantes * y * hace que su evento sea irresistible para los posibles asistentes?

¿Organizarás un seminario web? ¿Una transmisión en vivo? ¿Una llamada interactiva de Zoom? Piense en el tipo de evento que está organizando, ya sea una clase, una conferencia o una presentación en vivo, y deje que sus necesidades guíen sus decisiones sobre las herramientas. Considere si su evento también se beneficiaría de un foro como Slack o un grupo privado de Facebook donde los asistentes puedan conectarse entre sí.

Has sentado las bases para tu evento virtual. Ahora es el momento de promocionarlo entre sus posibles asistentes. Puedes promocionar tu evento virtual en momenttuns.com

Si organizas una combinación de eventos en persona y virtuales, pasa un poco de tiempo arreglando el calendario de tu sitio web para ayudar a las personas a distinguir entre eventos en línea y físicos. Agregar una categoría para eventos virtuales e integrar transmisiones en vivo en sus listados de eventos son dos pasos sencillos.

Esto incluye cosas como publicaciones en redes sociales, listados de eventos en el calendario de eventos de su sitio web y en sitios de calendario de terceros, llegar a los asistentes anteriores y usar la optimización del motor de búsqueda (SEO) para ayudar a los posibles asistentes a encontrar sus eventos mientras buscan en la web. Recuerde que, si tiene algún plan en momenttuns.com, cualquier historia o producto / servicio que publique en nuestro portal se compartirá con nuestra audiencia.

Si está en su presupuesto, puede incluir publicaciones promocionadas en redes sociales, patrocinios en eventos similares o anuncios en sitios web o medios de comunicación.

Haga esto tan pronto como los asistentes se registren o confirmen su asistencia, y asegúrese de incluir detalles importantes como la fecha y hora del evento e instrucciones sobre cómo acceder al evento virtual.

También debe informar a los asistentes si necesitan prepararse o traer algo: ¿se les pedirá que participen con el video y el audio de su computadora o deben permanecer en silencio? ¿Los asistentes necesitarán algún material para participar en una clase?

Puede automatizar fácilmente estos correos electrónicos con una herramienta como Promotor, que viene con plantillas de correo electrónico preescritas para que no necesite reinventar la rueda. No olvides incluir un enlace a tu evento y / o instrucciones sobre cómo conectarte.

Los correos electrónicos y las publicaciones en las redes sociales pueden darles a los asistentes un empujón amistoso cuando el evento está a una semana de distancia, a un día o al día de hoy. Asegúrese de enviar instrucciones sobre cómo acceder a su evento virtual, ya sea que enlace directamente a la transmisión en vivo o la conferencia o una página complementaria en su sitio web con una transmisión en vivo incorporada.

Una página complementaria de eventos es una herramienta útil para compartir información clave en un solo lugar, ya sea que cree una lista de eventos en el calendario de su sitio web o cree una página web independiente. Puede usar esta página para consolidar información como biografías de los oradores, integrar su transmisión en vivo y describir las herramientas o suministros que los asistentes necesitan durante el evento.

Si está vendiendo entradas para su evento, siga estos consejos para obtener una experiencia de ventas perfecta para usted y sus asistentes.

¿Vendes solo un tipo de boleto, todo al mismo precio? ¿O venderá boletos que ofrecen acceso especial o beneficios VIP? Decide qué ventajas ofrecerá cada nivel de ticket y cuánto costará cada nivel.

Una herramienta como Event Tickets facilita a los planificadores de eventos la gestión de ventas y distribución de entradas. Si necesita campanas y silbatos adicionales, como campos de registro personalizados en su página de venta de entradas, opte por una herramienta premium como Event Tickets Plus.

Asegúrate de que todo funcione sin problemas el día de tu evento al obtener estos detalles con anticipación.

Una mala conexión a Internet o una aplicación que necesita actualizarse podría hacer que su evento virtual se descarrile rápidamente. Evite dificultades técnicas ensayando de antemano con todas sus herramientas. Asegúrese de que su micrófono y cámara funcionen y que tenga todo el software que necesita, ya sea Zoom en su computadora o Instagram para transmitir en vivo desde su teléfono. Vuelva a verificar para asegurarse de que está ejecutando la última versión de todas sus aplicaciones y software.

Justo antes de su evento, envíe una comunicación final con la información para que los asistentes puedan conectarse a la llamada o transmisión en vivo.

Una vez que comience, dé a los asistentes unos minutos para presentarse; no comience hasta que las personas hayan tenido la oportunidad de iniciar sesión y establecerse.

Finalmente, sé un buen moderador. Si su evento tiene un chat en vivo, esté atento a las preguntas y comentarios, esto es especialmente importante si tiene dificultades técnicas y necesita ajustar un micrófono o una cámara defectuosos.

Su evento se desarrolló sin problemas y sus asistentes se divirtieron muchísimo, ¡muy bien! Pero tu trabajo aún no ha terminado. La comunicación de seguimiento es crítica para recopilar comentarios y atraer asistentes a eventos futuros.

A todos les gusta sentirse apreciados, además, un correo electrónico de agradecimiento brinda una excelente oportunidad para solicitar comentarios de sus invitados.

Es crucial comunicarse con los asistentes en los días inmediatamente posteriores a un evento. En este punto, su evento y su marca están frescos en su memoria. Si desea obtener una opinión honesta y evaluar cómo lo está haciendo, debe golpear mientras el hierro esté caliente.

Cada evento es una experiencia de aprendizaje. Reflexione sobre lo que salió bien y lo que le gustaría mejorar, y tome algunas notas internas para su próximo evento.

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